Dernière mise à jour : 20 March 2024

Cette politique complète les conditions générales d'utilisation du Site, dont elle forme une partie intégrante, pour vous informer sur le traitement des données personnelles effectué sur le Site.

1. DÉFINITIONS

Les termes avec une majuscule initiale renvoient aux définitions suivantes :

La "Société" ou "nous" désigne la société DANDELION DIGITAL MEDIA LTD, Suite 2997, Unit 3a, 34-35 Hatton Garden, London, England, EC1N 8DX immatriculée sous le n°10953180 - contact@online-file-converter.com.

Le "Site" désigne le(s) site(s) Web accessible(s) via le lien URL https://online-file-converter.com et tout sous-site qu'ils peuvent avoir, permettant d'accéder à une zone de consultation de contenu, un espace réservé aux clients, etc., fourni par la Société.

"Vous" désigne les personnes concernées par le Traitement effectué sur le Site (utilisateurs, prospects, clients...).

La "Politique" représente la présente politique de confidentialité.

Une "Donnée" désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (le "concerné") directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d'identification, données de localisation, identifiant en ligne...) ou à un ou plusieurs éléments propres à l'identité de cette personne.

Un "Traitement" désigne toute opération appliquée aux Données (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, communication par transmission, distribution, suppression...).

Un « Responsable du Traitement » est l'entité qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement, et un « sous-traitant » est l'entité qui traite des Données pour le compte du responsable. Sur le Site, sauf indication contraire, nous sommes le Responsable du Traitement des Données.

Un « Destinataire » est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme auquel les données personnelles sont communiquées, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.

Le « Règlement » désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ("RGPD"); la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés; les règles applicables à la prospection commerciale fournies par le Code des postes et des communications électroniques, et plus généralement les lois et règlements applicables aux Traitements que nous effectuons.

2. SITE INTERNET ENTREPRISE ET PROSPECTION COMMERCIALE

Le Site présente les activités de notre Société et divers formulaires (contact, abonnement à la newsletter...). En remplissant les formulaires et en communiquant avec nous via le Site, vous nous transmettez les catégories d'informations suivantes :

- Données d'identité : titre ; nom ; prénom ; et optionnellement, nous pouvons vous demander votre date de naissance pour offrir des promotions d'anniversaire ;
- Données de contact et de correspondance : adresse e-mail ; adresse postale (adresse, code postal, ville) ; numéro de téléphone ; En cas de demande au service client, la nature de votre demande et le contenu de votre correspondance.
- Données issues d'avis et contributions : pseudonyme, date de l'avis, contenu de l'avis, produit ou service concerné, le cas échéant photo de profil liée à l'avis ; La Société peut enrichir son Site en collectant et republiant les avis et contributions émis sur ses offres par ses clients sur d'autres sites (notamment les réseaux sociaux) lorsque ces contributions sont librement accessibles au public ;
- Données nécessaires pour la réalisation d'actions de fidélisation, de prospection, d'enquêtes, de tests de produits et de promotions ;
- Données liées à l'organisation et au traitement de concours, de loteries et de toute opération promotionnelle ;
- Données collectées à travers l'exercice des droits prévus par le Règlement.

Conformément à notre intérêt légitime, et lorsque cela est nécessaire pour l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou d'un contrat, nous effectuons un Traitement sur les Données susmentionnées aux fins suivantes :

- Présentation des produits et services de la Société ;
- Gestion, traitement et suivi des demandes et échanges avec la Société, via le Site (le cas échéant en vous proposant un chatbot, un outil de réservation d'appel...) ;
- Gestion de la relation avec les prospects ;
- Gestion des avis des particuliers sur les produits, services ou contenus de la Société ;
- Prospection et/ou envoi d'informations, gestion des opérations techniques de prospection, sélection des personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, d'enquêtes, de tests de produits ;
- Organisation de concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle sur le Site.

Les Données utilisées pour la gestion de la prospection commerciale sont conservées pendant un maximum de trois ans à compter du dernier contact actif du prospect ou du client, et avant si vous retirez votre consentement pour recevoir des messages de notre part. Les Données issues d'avis et de contributions sont conservées aussi longtemps que l'avis est publiquement accessible sur le Site.

Conformément à nos obligations légales, les données d'identité et de contact seront également traitées aux fins suivantes :

- Mise à jour de nos fichiers de prospection par l'organisme chargé de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique, conformément aux dispositions du code de la consommation
- Gestion des demandes d'exercice du droit d'accès, de rectification et d'opposition, et plus généralement des droits décrits dans la Politique.

3. ABONNEMENTS EN LIGNE

Le Site permet la souscription en ligne d'adhésions, nous amenant à réaliser un Traitement sur les Données suivantes :

- Données d'identité et de contact
- Données relatives à la relation contractuelle et commerciale : Détails de la commande ; Échanges précontractuels et liés à la commande (objet, date...) ; Communications avec la Société.
- Données de paiement et transactionnelles : date de la transaction, montant, mode de paiement, numéro de commande, données de facturation;

Ces informations sont nécessaires pour la gestion de nos fichiers client-prospect, et plus spécifiquement pour les finalités suivantes en accord avec nos Conditions Générales acceptées lors de la commande sur le Site et nos obligations légales :

- Réalisation d'opérations relatives à la gestion de fichiers concernant : les abonnements ; les commandes ; la livraison du produit ou service ; les garanties légales et commerciales ; les factures ; la comptabilité et le suivi de la relation commerciale (service client) y compris pour des avis sur les offres de la Société ;
- Prévention et lutte contre la fraude aux moyens de paiement, notamment la fraude à la carte bancaire ;
- Gestion d'impayés et contentieux, à condition que cela n'implique pas d'infractions et/ou ne conduise pas à l'exclusion de l'individu du bénéfice d'un droit, service ou contrat.

Paiement sécurisé. Toutes les transactions effectuées sur notre Site sont sécurisées. Les paiements par carte de crédit sont assurés par notre prestataire de services de paiement ("PSP"), comme indiqué dans nos conditions générales ou sur la page de commande du produit ou service. Nous utilisons ainsi un système de cryptage SSL pour protéger vos données personnelles et les moyens de paiement utilisés. À aucun moment, nous ne détenons directement vos coordonnées bancaires grâce à ce processus.

Durées de conservation. Les données personnelles que nous traitons sont conservées pour les durées présentées dans le tableau ci-dessous.

Données concernées	Durée de conservation
Données traitées à des fins de prospection commerciale	3 ans à compter du dernier comportement actif du prospect ou de la collecte des Données
Données nécessaires au traitement de votre commande et à la gestion de la relation contractuelle et commerciale	3 ans à compter du dernier comportement actif du client, ou à défaut, de la fin de la relation contractuelle. Pour les documents comptables (bons de commande, bons de livraison, factures clients) : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice fiscal
Contrats d'achat d'un montant inférieur à 120,00 euros	5 ans à compter de la conclusion du contrat.
Contrats d'achat d'un montant supérieur à 120,00 euros	10 ans à compter de la date de livraison ou de prestation de service.
Coordonnées bancaires : en cas de paiement unique	13 mois pour les cartes à débit immédiat et 15 mois pour les cartes à débit différé à partir de la date de la charge (pour répondre à toute contestation)
Coordonnées bancaires : en cas d'abonnement avec renouvellement automatique	13 mois pour les cartes à débit immédiat et 15 mois pour les cartes à débit différé à partir de la date du dernier paiement échéantier en fin d'abonnement (pour répondre à toute contestation)

4. CRÉATION D'UN COMPTE

Un compte personnel est automatiquement créé sur la base des informations fournies lors de votre commande sur le Site.

Pour la mise à disposition et la gestion du compte, les informations suivantes seront traitées :

- Données d'identité et de contact
- Données de connexion au compte : nom d'utilisateur, mot de passe ; qui peuvent être enregistrés automatiquement sur le Site uniquement si vous y consentez via les paramètres de votre navigateur ;
- Données sur l'accès et l'utilisation du compte : adresse IP, heure de connexion, durée de connexion, paramètres du compte, données relatives à l'utilisation de toute fonctionnalité du compte.

Le Traitement sera effectué dans le but de gérer les procédures d'authentification, les procédures de nom d'utilisateur ou de mot de passe perdu, et pour répondre aux exigences d'exécution de la commande conformément aux finalités énoncées pour les ventes en ligne.

Les Données d'identité et de contact fournies lors de la création du compte seront utilisées avec votre consentement pour vous informer sur les produits et services de la Société.

La Société peut fournir des outils pour créer un profil en ajoutant des informations optionnelles à votre compte (identité, réseaux sociaux, âge, photo de profil, profession...).

5. FOURNITURE DE SERVICES DE CONVERSION DE FICHIERS NUMÉRIQUES

Vous pouvez convertir des fichiers sur le Site.

La base juridique du Traitement visant à fournir des services numériques est contractuelle.

À cette fin, nous devrons traiter les Données suivantes :

- Données de compte pour l'accès aux services : Nom d'utilisateur et mot de passe, qui peuvent être enregistrés automatiquement sur le Site uniquement si vous y consentez via les paramètres de votre navigateur et informations de connexion à la zone d'accès (adresse IP, heure de connexion, durée de connexion, utilisation de tout outil disponible depuis cet espace dédié...).
- Données liées aux conversions de fichiers : Informations liées aux fichiers convertis (format initial, format de conversion, taille, temps de conversion...).

Pour des raisons de sécurité, les fichiers convertis sur le Site sont supprimés de manière permanente des serveurs de la Société dans l'heure suivant la conversion.

Conformément à notre intérêt légitime, ces Données peuvent également être analysées dans le but d'améliorer nos services.

6. EXERCICE DE VOS DROITS

Pour toute demande d'exercice des droits susmentionnés ou pour plus d'informations, vous pouvez contacter la Société à contact@online-file-converter.com ou par courrier postal à l'adresse du siège social de la Société indiquée en haut.

Selon le Règlement, vous disposez des droits suivants concernant vos Données :

- Droit d'accès à vos Données, incluant le droit de demander une copie, et aux informations fournies dans cette politique de confidentialité (art. 15 RGPD). Lorsque la base juridique du traitement des données est notre intérêt légitime, vous avez la possibilité de demander des informations sur la mise en balance que nous avons effectuée entre l'intérêt de nos clients et celui de la Société avant ce traitement.
- Droit de rectification (art. 16 RGPD) et de mise à jour de vos Données que nous détenons.
- Droit à l'effacement de vos Données (art. 17 RGPD) lorsque les données ne sont plus nécessaires pour nous, que vous avez retiré votre consentement à leur Traitement (si celui-ci se basait sur notre consentement) ou que vous vous opposez au Traitement fondé sur notre intérêt légitime ou au Traitement effectué à des fins de prospection ou de profilage lié à la prospection.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment (art. 13-2c RGPD) pour tous les traitements de données basés sur le fondement juridique de votre consentement. De plus, en matière de prospection commerciale, vous avez la possibilité de vous désabonner à tout moment de nos listes de diffusion en cliquant sur le lien de désabonnement dans nos communications ou en nous contactant pour cesser de recevoir des messages de sollicitation.
- Droit à la limitation du Traitement, qui, sauf pour des motifs impérieux, ne peut être effectué qu'avec votre consentement (art.18 RGPD) lorsque :
- Vous contestez l'exactitude des données, pour une durée nécessaire à leur vérification,
- Si le traitement des données est illicite mais que vous vous opposez à l'effacement des données et choisissez plutôt de limiter le traitement,
- Lorsque nous n'avons plus besoin des données mais qu'elles sont encore nécessaires pour vous pour la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice. Lorsque vous avez fait opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour la durée nécessaire à la mise en balance de nos intérêts respectifs.
- Droit à la portabilité des données des Données fournies directement par le concerné lorsqu'elles sont traitées par des moyens automatisés sur la base de votre consentement ou d'un contrat (art. 20 RGPD). Ce droit signifie que vous pouvez demander la communication de ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin qu'elles puissent être communiquées à un autre responsable du traitement.
- Droit d'opposition (art. 21 RGPD) au traitement de vos données lorsque ce Traitement a notre intérêt légitime comme base juridique.
- Droit de définir le sort de vos Données après votre décès (art. 40-1 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978) et éventuellement de choisir un tiers de confiance à qui la Société devra les confier.

Vous pouvez également obtenir plus d'informations sur le site de la CNIL.

En cas de demande d'exercice, la Société se réserve le droit de vous demander de préciser votre demande et de fournir un document d'identité (qui sera conservé un an en cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification, et trois ans en cas d'exercice du droit d'opposition). Si notre réponse ne vous satisfait pas entièrement, vous avez toujours la possibilité de déposer une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente dans votre juridiction (en France, la CNIL).

7. DURÉES DE CONSERVATION

Engagements. Des moyens efficaces de suppression des Données sont mis en place une fois la durée de conservation ou d'archivage nécessaire à la réalisation des finalités déterminées ou imposées est atteinte, notamment après suppression de votre compte auprès de notre Société ou à la fin du contrat avec notre Société.

Minimisation. En tout état de cause, les Données soumises à Traitement ne devraient pas être conservées au-delà du temps nécessaire à l'accomplissement des obligations définies lors de la conclusion du contrat, ou tel qu'imposé par la législation en vigueur. Au-delà, elles peuvent être anonymisées et conservées à des fins statistiques, y compris sous forme agrégée.

Contentieux. De même, nous pouvons archiver les informations attestant du respect de nos obligations contractuelles jusqu'à l'expiration des délais de prescription applicables aux actions en justice, afin de défendre correctement nos intérêts devant les juridictions en cas de litiges ultérieurs. Cela inclut mais n'est pas limité aux durées prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation.

8. DESTINATAIRES

Engagements. Nous nous engageons à ce que tout destinataire des données fournisse des garanties contractuelles suffisantes et appropriées pour respecter vos droits, de sorte que le traitement réponde aux exigences du RGPD lorsque ce règlement s'applique (notamment en termes de sous-traitance). En fonction de nos obligations légales, vos Données peuvent être divulguées en vertu d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.

Les informations que vous nous fournissez sont destinées à un usage interne par des personnes autorisées, elles sont strictement confidentielles et ne peuvent être divulguées à des tiers, sauf dans les conditions prévues par le Règlement en cas d'accord exprès ou si vous avez décidé de les rendre publiques.

Sous-traitance. Nos fournisseurs externes (par exemple : fournisseurs, transporteurs...) peuvent, dans le cadre des processus décrits ci-dessus, être les destinataires de données personnelles lorsqu'elles sont nécessaires à l'exécution de leur mission.

Transferts hors de l'UE. Nous nous engageons à garantir la conformité avec la réglementation applicable aux transferts de données vers des pays situés hors de l'Union européenne, notamment selon les termes suivants :

- Nous transfèrerons les données des visiteurs, prospects et clients vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat; - Lorsque le pays de destination n'offre pas un niveau de protection adéquat, nous organiserons les flux en utilisant des outils de transfert conformes à la réglementation (clauses contractuelles types de la Commission européenne, en particulier).

Aggregation de données non personnelles. Nous pouvons publier, divulguer et utiliser des informations agrégées (informations sur les utilisateurs du site, les prospects, les clients...) que nous combinons de manière à ce qu'aucune personne individuelle ne puisse être identifiée. Ce Traitement est effectué conformément à notre intérêt légitime à des fins statistiques, d'analyse sectorielle et de marché, de présentation de nos activités, à des fins promotionnelles et publicitaires, et autres objectifs commerciaux.

9. SÉCURITÉ INFORMATIQUE

Engagements. Nous nous engageons à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées via des moyens de sécurité physiques et logiques pour limiter les risques d'accès accidentel, non autorisé ou illégal, de divulgation, d'altération, de perte ou de destruction de vos données personnelles.

Avertissements. Nous vous encourageons à être prudent sur ce que vous décidez de rendre public sur Internet. En ce qui concerne les données personnelles y compris les données relatives à votre vie privée ou les données sensibles rendues publiques par votre initiative ou déduites de vos contributions, commentaires et toute sorte de prises de position sur le Site, ou les réseaux sociaux sur des groupes et/ou conversations avec d'autres utilisateurs du Site.

Protocole Https. L'URL du Site est accompagnée d'un cadenas fermé ou d'une clé apparaît en bas à droite de votre navigateur, signalant l'existence du protocole de sécurité Https, applicable au stockage des données, entre autres. Cela signifie que vous êtes dans une zone de navigation sécurisée, en particulier lorsque votre numéro de carte de crédit est demandé.

Violation de données. En cas d'incident conduisant à la réalisation des risques d'altération, de disparition ou d'accès non autorisé aux Données, nous nous engageons à :

- Enquêter sur les causes de l'incident ;
- Prendre les mesures nécessaires pour limiter les effets négatifs et les préjudices pouvant découler dudit incident ;
- Notifier l'incident à l'autorité compétente et/ou aux personnes concernées dès que possible lorsqu'exigé par la loi.

En aucun cas, les engagements définis dans le point ci-dessus ne peuvent être considérés comme une reconnaissance de faute ou de responsabilité pour la survenue de l'incident.

10. GÉNÉRALITÉS

Caractère obligatoire ou facultatif. Sur le Site, vous êtes informé du caractère obligatoire des réponses par la présence d'un astérisque ou tout autre type d'indication. En cas de demande incomplète (par exemple : inscription ou commande en ligne, demande d'informations, etc.), la Société se réserve le droit de demander des informations supplémentaires ou de rejeter la complétion du formulaire concerné par tout moyen technique.

Hyperliens. Le Site peut fournir des liens vers d'autres sites, applications et services que les siens, qui peuvent être exploités par des entreprises tierces. Nous ne sommes pas responsables du traitement des données effectué par ces sites tiers, ni des sites pointant vers notre Site, et les utilisateurs sont invités à lire les politiques de protection des données de ces sites pour plus d'informations. La Politique n'est applicable qu'aux activités de la Société, qui ne peut être tenue responsable des manquements d'un tiers dans l'accomplissement de leurs obligations concernant la protection des données personnelles.

Champ d'application. La Politique n'est pas exhaustive de tous les traitements et nous nous réservons la possibilité de la compléter par tout moyen.

Langue. La Politique est rédigée en français. Dans l'éventualité où elle serait traduite en une ou plusieurs langues, seul le texte français prévaudra en cas de litige.

Non-renonciation. La non-application temporaire ou permanente d'une ou plusieurs clauses du présent document ne saurait être interprétée comme une renonciation aux autres clauses du présent document qui continuent à produire leurs effets.

Modifications - Mises à jour. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité. Les parties concernées seront notifiées lorsque requis par la réglementation applicable. La date de mise à jour est indiquée en haut et nous vous invitons à la consulter régulièrement.