Laatste update: 07/03/2024

Dit beleid is een aanvulling op de algemene voorwaarden van de Site, waar het integraal deel van uitmaakt, om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens op de Site.

1. DEFINITIES

De termen met een beginhoofdletter verwijzen naar de volgende definities:

Het "Bedrijf" of "wij" verwijst naar het bedrijf DANDELION DIGITAL MEDIA LTD, Suite 2997, Unit 3a, 34-35 Hatton Garden, London, England, EC1N 8DX immatriculée sous le n°10953180 - contact@online-file-converter.com.

De "Site" verwijst naar de website(s) die toegankelijk is (zijn) via de URL-link https://online-file-converter.com en de eventuele subsites ervan, die toegang geven tot een door de Vennootschap beschikbaar gestelde inhoudsraadplegingsruimte, een ruimte gereserveerd voor klanten, enz.

"U" verwijst naar de personen die betrokken zijn bij de Verwerking op de Site (gebruikers, prospects, klanten...).

Het"Beleid" verwijst naar dit privacybeleid.

Een"Gegevens" verwijst naar elke informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de"betrokkene"), direct of indirect, met name door verwijzing naar een identificator (naam, identificatienummer, locatiegegevens, online identificator...) of een of meer elementen die specifiek zijn voor de identiteit van die persoon.

Een"Verwerking" verwijst naar elke bewerking die wordt toegepast op Gegevens (verzamelen, vastleggen, organiseren, opslaan, aanpassen, communiceren door middel van transmissie, verspreiden, verwijderen...).

Een " Verwerkingsverantwoordelijke " is de entiteit die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, en een "Verwerker" is de entiteit die Gegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke. Op de Site zijn wij, tenzij anders vermeld, de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens.

Een " Ontvanger " is de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of enige andere instantie waaraan persoonsgegevens worden verstrekt, al dan niet aan derden.

De " Verordening " verwijst naar de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ("GDPR"); Wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 met betrekking tot informatietechnologie, gegevensbestanden en burgerlijke vrijheden; de regels die van toepassing zijn op commerciële prospectie voorzien door de Post- en Elektronische Communicatiecode, en meer in het algemeen de wet- en regelgeving die van toepassing is op de Gegevensverwerking die wij uitvoeren.

2. CORPORATE WEBSITE EN COMMERCIËLE PROSPECTIE

De Site presenteert de activiteiten van ons Bedrijf en verschillende formulieren (contact, abonnement op de nieuwsbrief...). Door de formulieren in te vullen en met ons te communiceren via de Site, geeft u de volgende categorieën gegevens aan ons door:

- Identiteitsgegevens: titel; naam; voornaam; en optioneel kunnen we u vragen naar uw geboortedatum om verjaardagsaanbiedingen te doen;
- Contact- en correspondentiegegevens: e-mailadres; postadres (adres, postcode, plaats); telefoonnummer; in geval van een verzoek aan de klantenservice, de aard van uw verzoek en de inhoud van uw correspondentie.
- Gegevens uit beoordelingen en bijdragen: pseudoniem, datum van de beoordeling, inhoud van de beoordeling, product of dienst in kwestie, indien van toepassing profielfoto bij de beoordeling; Het Bedrijf kan zijn Site verrijken door het verzamelen en opnieuw publiceren van beoordelingen en bijdragen die door zijn klanten over zijn deals op andere sites (met name sociale netwerken) zijn geplaatst, wanneer deze bijdragen vrij toegankelijk zijn voor het publiek;
- Gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van loyaliteitsacties, prospectie, enquêtes, producttests en promoties;
- Gegevens met betrekking tot de organisatie en verwerking van prijsvragen, loterijen en andere promotionele acties;
- Gegevens verzameld door de uitoefening van rechten voorzien door de Verordening.

In overeenstemming met ons gerechtvaardigd belang, en waar nodig voor de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek of een contract, voeren wij Verwerkingen uit op de bovengenoemde Gegevens voor de volgende doeleinden:

- Presentatie van producten en diensten van het Bedrijf;
- Beheer, verwerking en opvolging van aanvragen en uitwisselingen met het Bedrijf, via de Site (indien van toepassing door u een chatbot, een tool voor het reserveren van oproepen... aan te bieden);
- Beheer van de relatie met prospects;
- Beheer van beoordelingen van personen over producten, diensten of inhoud van het Bedrijf;
- Prospectie en/of verzenden van informatie, beheer van technische operaties van prospectie, selectie van personen voor het uitvoeren van loyaliteits-, prospectie-, enquête-, producttestacties;
- Organisatie van wedstrijden, loterijen of andere promotionele activiteiten op de Site.

Gegevens die worden gebruikt voor commercieel prospectbeheer worden maximaal drie jaar bewaard vanaf het laatste actieve contact van de prospect of klant, en eerder als u uw toestemming om berichten van ons te ontvangen intrekt. Gegevens van beoordelingen en bijdragen worden bewaard zolang de beoordeling openbaar toegankelijk is op de Site.

In overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen worden identiteits- en contactgegevens ook verwerkt voor de volgende doeleinden:

- Het bijwerken van onze prospectiebestanden door de organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van de nummerbeveiligingslijst, in overeenstemming met de bepalingen van de consumentenwet
- Beheer van verzoeken voor het recht op toegang, rectificatie en verzet, en meer in het algemeen de rechten beschreven in het Beleid.

3. ONLINE INSCHRIJVINGEN

De Site maakt de online inschrijving van lidmaatschappen mogelijk, waardoor wij Verwerkingen van de volgende Gegevens uitvoeren:

- Identiteits- en contactgegevens
- Gegevens met betrekking tot de contractuele en commerciële relatie: Details van de bestelling; Precontractuele uitwisselingen en gerelateerd aan de bestelling (onderwerp, datum...); Communicatie met het Bedrijf.
- Betalings- en transactiegegevens: transactiedatum, bedrag, betalingsmethode, ordernummer, factuurgegevens;

Deze gegevens zijn nodig voor het beheer van onze klanten-prospectiebestanden, en meer specifiek voor de volgende doeleinden in overeenstemming met onze Algemene Voorwaarden die geaccepteerd zijn bij het bestellen op de Site en onze wettelijke verplichtingen:

- Het uitvoeren van handelingen die verband houden met het beheer van bestanden betreffende: abonnementen; bestellingen; levering van het product of de dienst; wettelijke en commerciële garanties; facturen; boekhouding en de follow-up van de commerciële relatie (klantenservice), inclusief voor beoordelingen van de aanbiedingen van het Bedrijf;
- Preventie en bestrijding van fraude bij betaalmethoden, in het bijzonder tegen creditcardfraude;
- Beheer van onbetaalde schulden en geschillen, op voorwaarde dat het geen overtredingen betreft en/of niet leidt tot uitsluiting van het individu van het voordeel van een recht, dienst of contract.

Veilige betaling. Alle transacties op onze Site zijn beveiligd. Creditcardbetalingen worden uitgevoerd door onze payment service provider ("PSP"), zoals aangegeven in onze algemene voorwaarden of op de bestelpagina voor producten en diensten. We gebruiken dus een SSL-coderingssysteem om je persoonlijke gegevens en de gebruikte betalingsmethoden te beschermen. Dankzij dit proces beschikken we op geen enkel moment rechtstreeks over je bankgegevens.

Bewaartermijnen. De persoonlijke gegevens die wij verwerken, worden bewaard voor de duur die in de onderstaande tabel wordt vermeld.

Betrokken gegevens	Bewaartermijn
Gegevens verwerkt voor commerciële prospectie	3 jaar vanaf het laatste actieve gedrag van de prospect of vanaf het verzamelen van de gegevens
Gegevens die nodig zijn voor het verwerken van uw bestelling en voor het beheren van contractuele en commerciële relaties	3 jaar vanaf het laatste actieve gedrag van de klant, of bij gebrek daaraan, vanaf het einde van de contractuele relatie. Voor boekhoudkundige documenten (inkooporders, leveringsbonnen, klantenfacturen): 10 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar
Koopcontracten voor een bedrag van minder dan 120,00 euro	5 jaar na het afsluiten van het contract.
Aankoopcontracten voor een bedrag hoger dan 120,00 euro	10 jaar vanaf de datum van levering of prestatie.
Bankgegevens: in geval van een eenmalige betaling	13 maanden voor kaarten met directe debitering en 15 maanden voor kaarten met uitgestelde debitering vanaf de datum van debitering (om te reageren op een eventuele betwisting)
Bankgegevens: in geval van een abonnement met automatische verlenging	13 maanden voor kaarten met onmiddellijke debitering en 15 maanden voor kaarten met uitgestelde debitering vanaf de datum van de laatste betalingstermijn op het einde van het abonnement (om te reageren op een geschil)

4. EEN ACCOUNT AANMAKEN

Er wordt automatisch een persoonlijke account aangemaakt op basis van de informatie die u verstrekt wanneer u een bestelling plaatst op de Site.

Voor het aanmaken en beheren van de account worden de volgende gegevens verwerkt:

- Identiteits- en contactgegevens
- Inloggegevens account: gebruikersnaam, wachtwoord; deze kunnen alleen automatisch worden opgeslagen op de Site als u daar toestemming voor geeft via uw browserinstellingen;
- Gegevens over toegang tot en gebruik van de account: IP-adres, verbindingstijd, duur van de verbinding, accountinstellingen, gegevens met betrekking tot het gebruik van accountfuncties.

De verwerking wordt uitgevoerd ten behoeve van het beheer van verificatieprocedures, verloren gebruikersnaam- of wachtwoordprocedures en om te voldoen aan de vereisten voor het uitvoeren van de bestelling overeenkomstig de doeleinden die zijn vastgesteld voor online verkoop.

De Identiteits- en contactgegevens die bij het aanmaken van de account worden verstrekt, zullen met uw toestemming worden gebruikt om u te informeren over de producten en diensten van het Bedrijf.

Het Bedrijf kan hulpmiddelen bieden voor het aanmaken van een profiel door optionele informatie aan uw account toe te voegen (identiteit, sociale netwerken, leeftijd, profielfoto, beroep...).

5. LEVERING VAN CONVERSIEDIENSTEN VOOR DIGITALE BESTANDEN

U kunt bestanden converteren op de Site.

De rechtsgrondslag voor Verwerking gericht op het leveren van digitale diensten is contractueel.

Voor dit doel moeten we de volgende Gegevens verwerken:

- Accountgegevens voor toegang tot diensten: Gebruikersnaam en wachtwoord, die mogelijk alleen automatisch op de Site worden opgeslagen als u hiervoor toestemming geeft via uw browserinstellingen en verbindingsgegevens met het toegangsgebied (IP-adres, verbindingstijd, duur van de verbinding, gebruik van eventuele tools die beschikbaar zijn vanuit dit speciale gebied...).
- Gegevens met betrekking tot bestandsconversies: Informatie met betrekking tot de geconverteerde bestanden (oorspronkelijk formaat, conversieformaat, grootte, tijdstip van conversie...).

Om veiligheidsredenen worden bestanden die op de Site zijn geconverteerd binnen een uur na conversie permanent verwijderd van de servers van het Bedrijf.

In overeenstemming met ons legitieme belang kunnen deze gegevens ook worden geanalyseerd om onze services te verbeteren.

6. UW RECHTEN UITOEFENEN

Voor elk verzoek om de bovengenoemde rechten uit te oefenen of voor meer informatie, kunt u contact opnemen met het Bedrijf op contact@online-file-converter.com of per post op het adres van het hoofdkantoor van het Bedrijf dat bovenaan staat vermeld.

Volgens de Verordening heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw Gegevens:

- Recht op toegang tot uw Gegevens, inclusief het recht om een kopie aan te vragen, en tot de informatie in dit privacybeleid (art. 15 GDPR). Wanneer de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking ons gerechtvaardigd belang is, heb je de mogelijkheid om informatie op te vragen over de afweging die we voorafgaand aan deze verwerking hebben gemaakt tussen de belangen van onze klanten en die van het Bedrijf.
- Recht op rectificatie (art. 16 GDPR) en op bijwerking van uw Gegevens die wij in ons bezit hebben.
- Recht op het wissen van uw Gegevens (art. 17 GDPR) wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor ons, u uw toestemming voor de Verwerking heeft ingetrokken (indien deze was gebaseerd op onze toestemming) of u zich verzet tegen de Verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang of de Verwerking die is uitgevoerd voor prospectiedoeleinden of profilering in verband met prospectie.
- Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken (art. 13-2c GDPR) voor alle gegevensverwerking op basis van de rechtsgrond van uw toestemming. Bovendien hebt u, in termen van commerciële prospectie, de mogelijkheid om u op elk gewenst moment af te melden van onze distributielijsten door te klikken op de afmeldlink in onze communicatie of door contact met ons op te nemen om geen uitnodigingsberichten meer te ontvangen.
- Recht op beperking van de Verwerking, die, tenzij om dwingende redenen, alleen mag worden uitgevoerd met uw toestemming (art.18 GDPR) wanneer:
- U de juistheid van de gegevens betwist, voor een duur die nodig is om deze te verifiëren,
- Als de verwerking van gegevens onwettig is, maar u zich verzet tegen het wissen van de gegevens en in plaats daarvan ervoor kiest om de verwerking te beperken,
- Wanneer we de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nog wel nodig hebt voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van uw juridische claims. Wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, voor de duur die nodig is om onze respectieve belangen tegen elkaar af te wegen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid van rechtstreeks door de betrokkene verstrekte gegevens wanneer deze geautomatiseerd worden verwerkt op basis van uw toestemming of op basis van een contract (art. 20 GDPR). Dit recht houdt in dat u kunt verzoeken om mededeling van deze gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, zodat ze aan een andere gegevensbeheerder kunnen worden doorgegeven.
- Recht om bezwaar te maken (art. 21 GDPR) tegen de verwerking van uw gegevens wanneer deze Verwerking ons gerechtvaardigd belang als rechtsgrondslag heeft.
- Recht om het lot van uw Gegevens te bepalen na uw overlijden (art. 40-1 van Wet nr. 78-17 van 6 januari 1978) en eventueel een vertrouwde derde partij te kiezen aan wie het Bedrijf ze moet toevertrouwen.

U kunt ook meer informatie vinden op de website van de CNIL.

In het geval van een verzoek tot uitoefening behoudt het Bedrijf zich het recht voor om u te vragen uw verzoek te specificeren en een identiteitsbewijs te verstrekken (dat gedurende één jaar zal worden bewaard in het geval van uitoefening van het recht op toegang of rectificatie, en gedurende drie jaar in het geval van uitoefening van het recht op verzet). Als ons antwoord u niet volledig tevreden stelt, hebt u altijd de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in uw rechtsgebied (in Frankrijk, de CNIL).

7. BEWAARTERMIJNEN

Verplichtingen. Effectieve middelen voor het verwijderen van Gegevens worden ingesteld zodra de bewaar- of archiveringsperiode is bereikt die nodig is voor het bereiken van de vastgestelde of opgelegde doeleinden, in het bijzonder na het verwijderen van uw account bij ons Bedrijf of aan het einde van het contract met ons Bedrijf.

Minimalisatie. In elk geval mogen de Verwerkte Gegevens niet langer bewaard worden dan nodig is om te voldoen aan de verplichtingen die zijn vastgelegd bij het afsluiten van het contract, of zoals bepaald door de huidige wetgeving. Daarbuiten kunnen ze worden geanonimiseerd en bewaard voor statistische doeleinden, inclusief in geaggregeerde vorm.

Geschillen. Op dezelfde manier kunnen we informatie die de naleving van onze contractuele verplichtingen aantoont archiveren tot het verstrijken van de verjaringstermijnen die van toepassing zijn op rechtszaken, om onze belangen naar behoren te verdedigen voor de rechtbanken in geval van latere geschillen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, verjaringstermijnen zoals voorzien in het handelswetboek, burgerlijk wetboek en consumentenwetboek.

8. ONTVANGSTEN

Verplichtingen. Wij verbinden ons ertoe dat elke ontvanger van gegevens voldoende en passende contractuele garanties biedt om uw rechten te respecteren, zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van de GDPR wanneer deze verordening van toepassing is (met name in termen van onderaanneming). Op basis van onze wettelijke verplichtingen kunnen uw Gegevens openbaar worden gemaakt op grond van een wet, voorschrift of krachtens een besluit van een bevoegde regelgevende of gerechtelijke instantie.

De informatie die u ons verstrekt, is bestemd voor intern gebruik door bevoegde personen, is strikt vertrouwelijk en kan niet aan derden worden bekendgemaakt, behalve onder de voorwaarden die in de Verordening zijn vastgelegd in geval van uitdrukkelijke toestemming of als u hebt besloten om de informatie openbaar te maken.

Onderaanneming. Onze externe leveranciers (bijv.: leveranciers, vervoerders...) kunnen, als onderdeel van de hierboven beschreven processen, de ontvangers zijn van persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdracht.

Doorgifte buiten de EU. Wij verbinden ons ertoe de toepasselijke regelgeving met betrekking tot de overdracht van gegevens naar landen buiten de Europese Unie na te leven, met name onder de volgende voorwaarden:

- We zullen de gegevens van bezoekers, prospects en klanten doorgeven aan landen waarvan erkend is dat ze een passend beschermingsniveau bieden; - Wanneer het land van bestemming geen passend beschermingsniveau biedt, zullen we de stromen organiseren met behulp van overdrachtsinstrumenten die in overeenstemming zijn met de regelgeving (standaard contractuele clausules van de Europese Commissie, in het bijzonder)

Samenvoeging van niet-persoonlijke gegevens. We kunnen geaggregeerde informatie (informatie over websitegebruikers, prospects, klanten...) die we combineren publiceren, openbaar maken en gebruiken zodat geen individuele persoon kan worden geïdentificeerd. Deze Verwerking wordt uitgevoerd in overeenstemming met ons legitieme belang voor statistische doeleinden, sector- en marktanalyse, presentatie van onze activiteiten, voor promotie- en reclamedoeleinden en andere commerciële doeleinden.

9. COMPUTERBEVEILIGING

Verplichtingen. Wij verplichten ons tot het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen door middel van fysieke en logische beveiligingsmiddelen om de risico's van onopzettelijke, ongeautoriseerde of illegale toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies of vernietiging van uw persoonlijke gegevens te beperken.

Waarschuwingen. We raden u aan voorzichtig te zijn met wat u op internet openbaar maakt. Met betrekking tot persoonlijke gegevens met inbegrip van gegevens met betrekking tot uw privéleven of gevoelige gegevens die openbaar worden gemaakt op uw initiatief of afgeleid uit uw bijdragen, opmerkingen en elke vorm van standpunten op de site, of sociale netwerken op groepen en/of gesprekken met andere gebruikers van de site.

Https-protocol. De URL van de Site gaat vergezeld van een gesloten hangslot of een sleutel rechtsonder in je browser, wat duidt op het bestaan van het Https-beveiligingsprotocol, dat onder andere van toepassing is op gegevensopslag. Dit betekent dat u zich in een beveiligde omgeving bevindt, vooral wanneer er om uw creditcardnummer wordt gevraagd.

Schending van gegevens. In het geval van een incident dat leidt tot de realisatie van de risico's van wijziging, verdwijning of onbevoegde toegang tot Gegevens, verplichten wij ons om:

- De oorzaken van het incident te onderzoeken;
- De nodige maatregelen te nemen om de negatieve effecten en schade te beperken die het gevolg kunnen zijn van het incident;
- Het incident zo snel mogelijk te melden aan de bevoegde autoriteit en/of de betrokken personen wanneer dit wettelijk verplicht is.

In geen geval kunnen de verplichtingen gedefinieerd in het bovenstaande punt worden gezien als een erkenning van schuld of verantwoordelijkheid voor het ontstaan van het incident.

10. ALGEMEEN

Verplicht of optioneel karakter. Op de Site wordt u geïnformeerd over het verplichte karakter van antwoorden door de aanwezigheid van een sterretje of een andere aanduiding. In geval van een onvolledige aanvraag (bijvoorbeeld: registratie of online bestelling, informatieaanvraag, enz.), behoudt de Vennootschap zich het recht voor om aanvullende informatie te vragen of om het invullen van het betreffende formulier met om het even welk technisch middel te weigeren.

Hyperlinks. De Site kan links bevatten naar andere sites, toepassingen en diensten dan de eigen site, die mogelijk worden beheerd door derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking uitgevoerd door deze sites van derden, of de sites die naar onze Site verwijzen, en gebruikers worden uitgenodigd om het gegevensbeschermingsbeleid van deze sites te lezen voor meer informatie. Het beleid is alleen van toepassing op de activiteiten van de Onderneming, die niet verantwoordelijk kan worden gehouden voor de tekortkomingen van een derde partij in het nakomen van hun verplichtingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

Toepassingsgebied. Het Beleid is niet uitputtend over alle verwerkingen en we behouden ons de mogelijkheid voor om het aan te vullen op welke manier dan ook.

Taal. Het Beleid is opgesteld in het Frans. In het geval dat het wordt vertaald in een of meer talen, zal alleen de Franse tekst prevaleren in geval van geschillen.

Niet-ontheffing. De tijdelijke of permanente niet-toepassing van een of meerdere clausules van dit document zal niet worden beschouwd als een verklaring van afstand van de andere clausules van dit document die hun effect blijven hebben.

Wijzigingen - Updates. We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Betrokken partijen zullen op de hoogte worden gebracht wanneer dit door de toepasselijke regelgeving wordt vereist. De bijwerkingsdatum staat bovenaan vermeld en we nodigen u uit om deze regelmatig te raadplegen.